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- Canales de Atención al ciudadano
Ventanilla Única UNIMAYOR
Accede en un solo lugar a trámites, servicios y PQRSFD. Radica documentos de forma presencial o en línea, con seguimiento y trazabilidad.
Mensajes importantes
Documentos que se reciben por ventanilla
Comunicaciones
- Cartas, oficios y circulares: Correspondencia oficial dirigida a dependencias de UNIMAYOR.
- Memorandos: Comunicaciones internas con radicación y distribución institucional.
Atención al ciudadano (PQRSFD y derechos de petición)
Radicación y trámite de solicitudes conforme a términos de ley.
Judicial (notificaciones y actuaciones)
- Notificaciones y tutelas: Órdenes, autos, tutelas y demás comunicaciones judiciales.
- Requerimientos de entes de control: Solicitudes y oficios de control y vigilancia.
Correspondencia interna
- Interdependencias: Documentos y memorandos entre áreas institucionales.
Contractual y financiero
- Facturas y cuentas: Recepción de cuentas, facturas y soportes según lineamientos institucionales.
Preguntas frecuentes y normativa
¿Qué es la Ventanilla Única UNIMAYOR?
¿Cómo radico una PQRSFD?
¿Cómo consulto el estado de una PQRSFD?
¿Cuáles son los horarios y punto de atención presencial?
Presencial (recepción de documentos)
Lunes a viernes: 8:00 a. m. – 12:00 m. y 2:00 p. m. – 6:00 p. m.
Dirección: Sede Bicentenario (Carrera 7 # 2-41, Centro). Primer piso.
Objetivo y Funciones
El objetivo de la Ventanilla Única de Correspondencia es establecer las normas y lineamientos para centralizar y normalizar los servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones oficiales de la Institución Universitaria Colegio Mayor del Cauca, UNIMAYOR, por medio del gestor documental.
Sus funciones se centran en recibir, radicar y distribuir por medio del aplicativo documental, todas las comunicaciones internas que se generen por parte de la Institución y las externas, en cumplimiento de sus actividades administrativas y misionales.
Normativa aplicable
- Acuerdo 060 de 2001: pautas para la administración de comunicaciones oficiales (compilado en el Acuerdo 001 de 2024).
- Acuerdo 001 de 2024: Acuerdo Único de la Función Archivística.
- Artículo 4.2.2. Ventanilla Única: lineamientos para recepción, radicación y distribución centralizada.
Importancia y beneficios
Ver beneficios
La Ventanilla Única de Correspondencia agiliza y simplifica los flujos de información que van a determinados procesos según el asunto, para gestionar la respuesta. Estos son algunos de sus beneficios:
- Simplifica los tiempos de llegada de los documentos a determinado proceso.
- Centraliza los trámites por medio del aplicativo documental.
- Evita el desplazamiento continuo por todos los procesos de la Institución para la entrega de los documentos.
- Evita el “traspapeleo” de los documentos en las oficinas de gestión.
- Mayor transparencia al enviar documentos digitalizados para posteriores consultas.
- Mejora la calidad del servicio al simplificar y agilizar los trámites.
- Genera trazabilidad desde que ingresa el documento hasta su disposición final.
- Permite al usuario acceder de manera virtual o presencial.
- Control por medio de semáforos y alertas de tiempos de respuesta.
- Atención permanente (24/7) mediante el QR de PQRS en la página institucional.
- Mejor control de riesgos.
- Reenvío de documentación entre diferentes procesos de la Institución.
- Reduce la utilización de papel y optimiza recursos mediante la digitalización y la respuesta electrónica.
Contacto
Sede Bicentenario
- Dirección: Carrera 7 # 2-41, Centro (Primer piso).
- Horario: L–V 8:00–12:00 / 14:00–18:00
Atención en línea
- Correo: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
- Teléfono: (+57) (602) 8274178
* Los términos de respuesta se contabilizan en días hábiles. Para radicación digital, los servicios están disponibles 24/7.
