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Herramientas de Accesibilidad


Ventanilla Única UNIMAYOR

Accede en un solo lugar a trámites, servicios y PQRSFD. Radica documentos de forma presencial o en línea, con seguimiento y trazabilidad.

Mensajes importantes

Importante: La radicación digital por PQRSFD está disponible 24/7. Los términos de respuesta cuentan solo en días hábiles.

Documentos que se reciben por ventanilla

Comunicaciones
  • Cartas, oficios y circulares: Correspondencia oficial dirigida a dependencias de UNIMAYOR.
  • Memorandos: Comunicaciones internas con radicación y distribución institucional.
Atención al ciudadano (PQRSFD y derechos de petición)

Radicación y trámite de solicitudes conforme a términos de ley.

Judicial (notificaciones y actuaciones)
  • Notificaciones y tutelas: Órdenes, autos, tutelas y demás comunicaciones judiciales.
  • Requerimientos de entes de control: Solicitudes y oficios de control y vigilancia.
Correspondencia interna
  • Interdependencias: Documentos y memorandos entre áreas institucionales.
Contractual y financiero
  • Facturas y cuentas: Recepción de cuentas, facturas y soportes según lineamientos institucionales.

Preguntas frecuentes y normativa

¿Qué es la Ventanilla Única UNIMAYOR?
Gestiona centralizadamente la recepción, radicación, digitalización, distribución y almacenamiento de documentos internos y externos, y permite seguimiento de PQRSFD.
¿Cómo radico una PQRSFD?
Realiza la radicación en el formulario electrónico y conserva el número de radicado para seguimiento.
¿Cómo consulto el estado de una PQRSFD?
Ingresa a Consulta PQRSFD y digita tu número de radicado.
¿Cuáles son los horarios y punto de atención presencial?

Presencial (recepción de documentos)
Lunes a viernes: 8:00 a. m. – 12:00 m. y 2:00 p. m. – 6:00 p. m.
Dirección: Sede Bicentenario (Carrera 7 # 2-41, Centro). Primer piso.

Objetivo y Funciones

El objetivo de la Ventanilla Única de Correspondencia es establecer las normas y lineamientos para centralizar y normalizar los servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones oficiales de la Institución Universitaria Colegio Mayor del Cauca, UNIMAYOR, por medio del gestor documental.

Sus funciones se centran en recibir, radicar y distribuir por medio del aplicativo documental, todas las comunicaciones internas que se generen por parte de la Institución y las externas, en cumplimiento de sus actividades administrativas y misionales.

Normativa aplicable
  • Acuerdo 060 de 2001: pautas para la administración de comunicaciones oficiales (compilado en el Acuerdo 001 de 2024).
  • Acuerdo 001 de 2024: Acuerdo Único de la Función Archivística.
  • Artículo 4.2.2. Ventanilla Única: lineamientos para recepción, radicación y distribución centralizada.

Importancia y beneficios

Ver beneficios

La Ventanilla Única de Correspondencia agiliza y simplifica los flujos de información que van a determinados procesos según el asunto, para gestionar la respuesta. Estos son algunos de sus beneficios:

  • Simplifica los tiempos de llegada de los documentos a determinado proceso.
  • Centraliza los trámites por medio del aplicativo documental.
  • Evita el desplazamiento continuo por todos los procesos de la Institución para la entrega de los documentos.
  • Evita el “traspapeleo” de los documentos en las oficinas de gestión.
  • Mayor transparencia al enviar documentos digitalizados para posteriores consultas.
  • Mejora la calidad del servicio al simplificar y agilizar los trámites.
  • Genera trazabilidad desde que ingresa el documento hasta su disposición final.
  • Permite al usuario acceder de manera virtual o presencial.
  • Control por medio de semáforos y alertas de tiempos de respuesta.
  • Atención permanente (24/7) mediante el QR de PQRS en la página institucional.
  • Mejor control de riesgos.
  • Reenvío de documentación entre diferentes procesos de la Institución.
  • Reduce la utilización de papel y optimiza recursos mediante la digitalización y la respuesta electrónica.

Contacto

Ventanilla presencial

Sede Bicentenario

  • Dirección: Carrera 7 # 2-41, Centro (Primer piso).
  • Horario: L–V 8:00–12:00 / 14:00–18:00
Canales digitales

Atención en línea

  • Correo: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
  • Teléfono: (+57) (602) 8274178

* Los términos de respuesta se contabilizan en días hábiles. Para radicación digital, los servicios están disponibles 24/7.

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