Ventanilla Única UNIMAYOR
¿Quiénes Somos?
La Ventanilla Única de Correspondencia, de la Institución Universitaria Colegio Mayor del Cauca, UNIMAYOR, es un gestor documental diseñado para administrar y controlar la correspondencia recibida y enviada tanto interna como externa, de entidades públicas o privadas. Esta plataforma permite la recepción, radicación, digitalización, distribución y almacenamiento de documentos de forma ágil y oportuna, y facilita la consulta y trazabilidad de la información de la Institución.
A su vez, la Ventanilla tiene la opción de hacer seguimiento y control a los tiempos de respuesta de Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias, Felicitaciones y Denuncias (PQRSFD). Esta plataforma envía de forma diaria alertas y recordatorios por medio de correos electrónicos, informando sobre la correspondencia pendiente o vencida, que debe ser contestada en los términos establecidos por Ley Colombiana.
Objetivo y Funciones:
El objetivo de la Ventanilla Única de Correspondencia, es establecer las normas y lineamiento para centralizar y normalizar los servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones oficiales de la Institución Universitaria Colegio Mayor del Cauca, UNIMAYOR, por medio del gestor documental.
Sus funciones se centran en recibir, radicar y distribuir por medio del aplicativo documental, todas las comunicaciones internas que se generen por parte de la Institución y las externas, en cumplimiento de sus actividades administrativas y misionales.
Normativa:
- Acuerdo 060 de 2001: “Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas; Acuerdo que quedó compilado en el Acuerdo Único de la Función Archivística No. 001 de 2024.
- Acuerdo 001 de 2024: “Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones.”
- Artículo 4.2.2. Ventanilla Única. “Los sujetos obligados deben establecer, de acuerdo con su infraestructura, la Ventanilla Única que gestione de manera centralizada y normalizada, independientemente si es manual o automatizada, presencial o integrada a la sede electrónica, la recepción, radicación y distribución de los documentos, de tal manera que estos procedimientos contribuyan al desarrollo y control de los procesos de producción, gestión y trámite, durante su ciclo de vida”.
Importancia y Beneficios
La Ventanilla Única de Correspondencia, agiliza y simplifica los flujos de información que van a determinados Procesos según el asunto, para gestionar la respuesta. Estos son algunos de sus beneficios:
- Simplifica los tiempos de llegada de los documentos a determinado Proceso.
- Centraliza los tramites por medio del aplicativo documental.
- Evita el desplazamiento continuo por todos los procesos de la Institución para la entrega de los documentos.
- Evita el ‘traspapeleo’ de los documentos en las oficinas de gestión.
- Se evidencia mayor transparencia a la hora de enviar los documentos digitalizados para posteriores consultas.
- Mejora la calidad del servicio al simplificar y agilizar los trámites.
- Genera trazabilidad desde que ingresa el documento hasta su disposición final.
- Permite al usuario acceder ya sea de manera virtual o presencial.
- La información enviada se controla por medio de semáforos y alerta los tiempos de respuesta a las solicitudes pendientes y vencidas.
- Hay atención permanente (24/7) por medio del QR de PQRS en la página de la Institución.
- Permite un mejor control de riesgos.
- Permite reenviar la documentación entre diferentes procesos de la Institución.
- Reduce la utilización de papel y optimiza recursos mediante la digitalización y generación de respuesta electrónicamente.
Documentos por Ventanilla
Los documentos que ingresan por la Ventanilla Única son: Comunicaciones interinstitucionales, Derechos de petición, Homologaciones, Transferencias, Cancelación de semestre, Reingresos, Tutelas, Solicitud exámenes de suficiencia, Devolución de dinero, Certificados laborales.
Documentos que Ingresan por Facultad:
Estos son los documentos que ingresan por Facultad: Cambios de horarios, Cancelaciones de matrícula solo en fechas establecidas (Si son extemporáneas deben pasar por ventanilla única), Matrícula académica de estudiantes regulares, Cambios de grupo de la misma materia, Adiciones y Cancelaciones de créditos académicos (Deben anexar formato adición) solo en fechas establecidas (Si son extemporáneas deben pasar por ventanilla única), Incapacidades de estudiantes, Trabajos de grado, Solicitud de supletorios, Corrección de notas, Faltas académicas, Solicitud de certificados, Asignación de jurados, Asignación de tutores, Viáticos.
Horarios y Puntos de Atención
Atención y recepción de documentos de manera presencial:
- Horario: De 8:00 a.m. a 12:00 m. y de 2:00 p.m. a 6:00 p.m. (De lunes a viernes)
- Dirección: Institución Universitaria Colegio Mayor del Cauca, sede Bicentenario (Carrera 7 #2-41, Centro, frente al reloj del sol, Puente del Humilladero). Primer piso.
Recepción de documentos de manera digital:
- Horario: 24/7 todos los días.
NOTA: La recepción de documentos por medio del formulario electrónico es permanente las 24/7, aclarando que los tiempos de respuesta comienzan a correr solo en días hábiles, conforme a la norma.